HUR VI HANTERAR PERSONUPPGIFTER INOM THE FINANCE FAMILY

Detta dokument beskriver vilken personlig information The Finance Family Holding AB (”The Finance Family”, ”vi”, ”vår”, ”oss”), 559410-9455 och dess dotterbolag samlar in från dig och hur vi behandlar den. Dokumentet syftar till att du som Kandidat/konsult, Anställd, Kund eller potentiell kund, Leverantör eller Övrig intressent ska få information om hur The Finance Family hanterar dina personuppgifter, och att du ska känna dig trygg med att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Detta dokument beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Vi har i denna policy försökt vara så uttömmande som möjligt och ge exempel på typer av personuppgifter, intressenter vad uppgifterna används till osv men vill förtydliga att det skulle kunna finnas ytterligare scenarios som inte uttryckligen nämnts.

1. VEM ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG?

The Finance Family Holding AB och dess dotterbolag är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som vi samlar in och behandlar avseende dig.

2. TYPER AV PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS

2.1 Kandidater/konsulter

När du söker anställning hos The Finance Family eller dess uppdragsgivare eller registrerar dig i vår kandidatdatabas samlar vi inledningsvis in de uppgifter du delar med dig av under ansökningsprocessen. Dessa kan, men behöver inte, innehålla bland annat: namn, telefonnummer, e-postadress, adress, CV och eventuella övriga personuppgifter som du väljer att delge oss i ditt CV, andra uppladdade dokument, foto om du har med ett sådant i din ansökan, testresultat (från psykometriska tester), kommunikation mellan dig och oss, intervjuanteckningar, referenser och feedback från kund. Dessutom samlar vi in personnummer på slutkandidat, för att kunna verifiera din identitet, för att kunden ska kunna tilldela dig behörigheter samt för eventuell kreditupplysning och bakgrundskontroll.

Uppgifterna ovan samlas in från dig när du gör ansökan eller kompletteras av oss senare under processen.

2.2 Anställda

För att kunna fullgöra våra plikter som arbetsgivare och uppfylla de lagkrav som finns gällande anställd personal samlar vi in bl a följande uppgifter:

Namn, adress, telefonnummer, personnummer, mailadress, bankkontonummer, lön, förmåner, tidrapportering, frånvaro, närmast anhörig (för nödsituationer) antal barn och födelseår (om du är berättigad till ersättning från Försäkringskassan).

För anställda konsulter, se även 2.1

Uppgifterna samlas in genom att du själv uppgett dessa i rekryteringsprocessen eller från när din anställning påbörjades.

2.3 Kunder och potentiella kunder

För att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation samt leva upp till lagstiftningen (t ex bokföringslagen) i Sverige samlar vi in vissa personuppgifter på kontaktpersoner hos våra kundföretag. För att kunna erbjuda våra tjänster till företag som vi inte har arbetat med tidigare samlar vi in kontaktuppgifter till för oss relevanta personer på företag vi vill kontakta i marknadsföringssyfte.

De personuppgifter vi kan komma att samla in när det gäller dig som kund är namn, titel, telefonnummer, mailadress till arbetet, noteringar kring vårt eventuella samarbete samt IP-adress.

Uppgifterna samlar vi in genom att du själv ger oss dessa, vi har fått de av din kollega, du har besökt vår hemsida eller ett event. Vi kan också ha sökt fram informationen på din arbetsgivares hemsida eller på andra sidor på Internet (t ex LinkedIn). Vidare kan vi också ha köpt information från externa leverantörer.

2.4 Leverantörer

Vi samlar in personuppgifter på t ex kundansvariga, supportfunktioner, servicepersonal, ekonomiavdelning eller annan relevant personal hos våra leverantörer, för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation.

Vi samlar in namn, titel, arbetstelefonnummer och mailadress till arbetet.

Uppgifterna har vi antingen fått av dig, din arbetsgivare eller din kollega eller så har vi fått uppgifterna via er hemsida.

2.5 Andra intressenter

Vi kan också samla in personuppgifter från andra kategorier än ovanstående. Det kan t ex, men inte begränsat till, röra sig om referenspersoner eller närmast anhörig till anställda. Det vi kan komma att spara är namn, titel, telefonnummer och mailadress.

3. VAD ANVÄNDER THE FINANCE FAMILY DINA UPPGIFTER TILL?

3.1 Kandidater/konsulter

Vi behandlar uppgifterna för att kunna bedöma din lämplighet för tjänsten/konsultuppdraget och för att i övrigt genomföra rekryteringsprocessen.

Uppgifterna används också för att vi proaktivt ska kunna matcha dig mot lämpliga roller samt skicka dig information om t ex nyhetsbrev och inbjudningar relaterat till din karriär.

3.2 Anställda

När du blir anställd hos oss ingår du ett avtal med oss och vi samlar då in personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra plikter som arbetsgivare och uppfylla de lagkrav (t ex diskrimineringslagstiftning, skattelagstiftning, semesterlagen, arbetsmiljölagen) som finns. Det kan t ex handla om att kunna betala ut din lön, ge dig rätt pensionsavsättning och rätt semesterlön eller att utfärda arbetsgivarintyg.

För anställda konsulter, se även 3.1

3.3 Kunder och potentiella kunder

Vi använder personuppgifterna för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation samt leva upp till lagstiftningen (t ex bokföringslagen) i Sverige. Personuppgifter till potentiella kunder använder vi för att kunna erbjuda våra tjänster till företag som vi inte har arbetat med tidigare som vi vill kontakta i marknadsföringssyfte.

3.4 Leverantörer

Vi samlar in personuppgifter på relevanta personer hos vissa av våra leverantörer för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation.

3.5 Andra intressenter

Andra intressenter kan t ex vara referenspersoner och närmast anhörig till anställd.

Referenspersoner: Vi använder personuppgifter på referenspersoner för att kunna kontakta och därmed utföra en referenstagning av en kandidat eller konsult i en rekryteringsprocess.

Närmast anhörig till anställd: Vi använder personuppgifterna för att kunna komma i kontakt med närmast anhörig till den anställde, vid en eventuell nödsituation.

4. VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA UPPGIFTER MED?

4.1 Kandidater/konsulter

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter.

Eftersom vi arbetar med konsulttillsättningar och rekrytering delar vi dina uppgifter med våra kunder vid tillsättningar av konsultuppdrag eller fasta tjänster om du är aktuell för en viss roll.

Utöver ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med övrig part, om så krävs enligt lag.

För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

4.2 Anställda

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter.

För att uppfylla lagkrav delar vi nödvändiga uppgifter med berörda myndigheter.

Vi kan också dela dina uppgifter med övriga intressenter (t ex konsulter, kandidater och kunder) som din roll innebär kontaktytor med.

Utöver ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med övrig part, om så krävs enligt lag.

För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

För anställda konsulter, se även 4.1

4.3 Kunder och potentiella kunder

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter.

Vi kan också dela dina uppgifter med övriga intressenter, det kan t ex handla om att dela din e-mailadress och telefonnummer till en konsult eller kandidat inför uppdragsstart.

Utöver ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med övrig part, om så krävs enligt lag.

För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

4.4 Leverantörer

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter.

Utöver ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med övrig part, om så krävs enligt lag.

För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

4.5 Andra intressenter

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter.

Utöver ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med övrig part, om så krävs enligt lag.

För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

5. VAR BEHANDLAR VI DINA UPPGIFTER?

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES, men kan även komma att överföras till ett land utanför EU/EES om The Finance Familys leverantörer använder sig av sådan plats i sin hantering. The Finance Family har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter genom att mottagaren av personuppgifterna har undertecknat ett avtal (Personuppgiftsbiträdesavtal) innehållande bestämmelser som säkerställer att dina uppgifter behandlas i enlighet med GDPR.

6. HUR LÄNGE SPARAR VI DINA UPPGIFTER?

6.1 Kandidater/konsulter

The Finance Family sparar personuppgifter om kandidater i tre år efter senaste aktivitet i kandidatportalen. Innan de tre åren passerat kommer vi att fråga dig om du fortsatt vill vara registrerad i kandidatportalen. Syftet med att spara uppgifterna under denna tid är att vi ska kunna erbjuda dig uppdrag/anställningsmöjligheter. Det kan också vara nödvändigt för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag, eller för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Du kan dock själv radera din profil i kandidatportalen hos oss när som helst genom att logga in i kandidatportalen, alternativt kontakta oss. Observera att det finns ett undantag till komplett radering; om du varit aktiv i en rekryteringsprocess genom oss så behöver vi spara dina ansökningshandlingar i 24 månader efter avslutad rekryteringsprocess med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen. Om du raderar din profil inom 24 månader, efter genomförd rekryteringsprocess, sparas dina handlingar anonymiserade och dolda och kan bara tas fram av Dataskyddsombud på The Finance Family. När 24 månader passerats raderas dina uppgifter automatiskt.

Testresultat sparas i 24 månader.

Referenser sparas i 36 månader efter senaste aktivitet (manuell referenstagning) respektive 24 månader (digital referenstagning).

Information från eventuell bakgrundskontroll och kreditupplysning sparas ej.

Vi förbehåller oss rätten att efter eget godtycke radera personuppgifter.

6.2 Anställda

Under tiden anställningen varar behöver vi hantera dina personuppgifter. Vi kommer dessutom att behålla viss information i ytterligare som längst sju år efter avslutad anställning. Detta enligt svensk lagstiftning.

För anställda konsulter, se även 6.1

6.3 Kunder och potentiella kunder

För att leva upp till bl a bokföringslagen kommer vi att spara personuppgifter till kunder (t ex namn och e-postadress på referens hos kund) i upp till sju år.

När det gäller potentiella kunder kommer vi att löpande uppdatera vårt CRM-system för att säkerställa aktuella kontaktuppgifter. Så länge kontaktpersonen är relevant kommer den att finnas med i CRM-systemet.

6.4 Leverantörer

Vi sparar personuppgifter till kontaktpersoner hos våra leverantörer så länge vi har en yrkesmässig relation. Vi kommer att radera uppgifterna om vi blir varse att kontaktpersonen har slutat eller bytt roll, till exempel.

6.5 Övriga intressenter

Här kommer några exempel på övriga intressenter och hur länge personuppgifterna sparas:

Kontaktuppgifter till referenspersoner sparas i 36 månader efter senaste aktivitet (manuell referenstagning) respektive 24 månader (digital referenstagning).

Kontaktuppgifter till närmast anhörig till anställda sparas under anställningstiden och sju år därefter.

7. Laglig grund

För att vi som företag ska kunna spara personuppgifter måste vi ha laglig grund till detta. Det finns sex rättsliga grunder enligt Dataskyddsförordningen, varav tre är aktuella i vår verksamhet:

Avtal: Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den personuppgiftsansvariga.

Intresseavvägning: Den personuppgiftsansvariga får behandla personuppgifter om den personuppgiftsansvarigas intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet.

Rättslig förpliktelse: Det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet.

7.1 Kandidater/konsulter

När det gäller kandidaters och konsulters personuppgifter lutar vi oss mot Intresseavvägning, dvs vi behöver lagra dessa uppgifter för att kunna bedriva vår verksamhet, t ex genom att kunna matcha kandidater/konsulter mot lämpliga tjänster och genomföra rekryteringsprocesser.

7.2 Anställda

Här lutar vi oss mot Avtal och Rättslig förpliktelse. Under tiden anställningen varar finns ett avtal mellan den anställde och The Finance Family och under en tid av sju år därefter är vi enligt svensk lag fortsatt förpliktigade att hantera en del av dina personuppgifter. Under den tiden lutar vi oss mot rättslig förpliktelse.

7.3 Kunder och potentiella kunder

Våra beställande kunder har ett avtal med oss, därför använder vi den lagliga grunden Avtal för dessa. Även efter att avtalet löpt ut är vi enligt svensk lagstiftning fortsatt förpliktigade att hantera viss information i ytterligare sju år. Under den tiden lutar vi oss mot rättslig förpliktelse.

För att kunna bedriva vår affärsverksamhet behöver vi också kunna bearbeta våra potentiella kunder. Här finns inget avtal utan vi använder intresseavvägning som laglig grund.

7.4 Leverantörer

Vi har ett avtal med våra leverantörer och använder därmed Avtal som laglig grund för hantering av dessa personuppgifter. Även efter att avtalet löpt ut är vi enligt svensk lagstiftning fortsatt förpliktigade att hantera viss information i ytterligare sju år. Under den tiden lutar vi oss mot rättslig förpliktelse.

7.5 Andra intressenter

Laglig grund för behandling av personuppgifter för denna grupp varierar beroende på hur vår kontakt uppkommit. Oftast använder vi intresseavvägning som laglig grund, dvs vi behöver spara dessa personuppgifter för att kunna bedriva vår verksamhet.

8. DINA RÄTTIGHETER

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot The Finance Family. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, avsnitt 3-5.

Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bland annat vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter.

Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv.

Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, till exempel om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för.

Rätt att göra invändningar mot vår behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot vår behandling av dina personuppgifter.

Rätt till begränsning av behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.

Klagomål. Om du har klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifter nedan.

9. OM VÅR WEBBPLATS

Vår webbplatsadress är: https://financefamily.se

COOKIE-FILER

En cookie är en liten textfil som placeras i din dator (eller annan elektronisk enhet så som en mobiltelefon eller surfplatta) när du använder vår hemsida. Vi använder cookies på vår hemsida och kan använda andra spårningssystem så som action-taggar, lokalt delade objekt (”flash cookies”) eller enpixels-gifs på vår hemsida. Vi gör detta för att lära oss mer om antalet besökare vi har på olika delar av vår hemsida. Denna information bearbetas endast på ett sätt som inte identifierar dig som individ. Vi använder analyseringsmjukvara för att titta på IPadresser och cookies för att förbättra din upplevelse som användare av vår hemsida. Vi använder inte den här informationen för att skapa en personlig profil av dig. Om vi samlar in personligt identifierbara uppgifter kommer vi att vara tydliga med detta. Vi kommer tydligt att informera dig när vi samlar in personlig information och vi kommer att förklara vad vi planerar att använda informationen till.

Du kan ställa in din webbläsare på att inte acceptera cookies, och hemsidorna härunder förklarar för dig hur du kan ta bort cookies från din webbläsare. Några av funktionerna på vår hemsida kan dock sluta att fungera till följd av detta.

För mer information om hur vi använder cookies, vänligen kontakta oss.

För mer information om cookies i allmänhet, besök www.aboutcookies.org eller www.allaboutcookies.org.

10. ÄNDRINGAR

The Finance Family förbehåller sig rätten att göra ändringar i detta dokument. Vi kommer meddela dig om justeringen innehåller några väsentliga förändringar.

11. KONTAKT

Ifall du har frågor om denna policy eller om dina hanterade personuppgifter, så kan du kontakta oss via:

The Finance Family AB
Org.nr: 559341-7321
E-postadress: integritet@financefamily.se
Telefon: +46 8 574 00 200
Adress: Kungsgatan 64, 111 22 Stockholm

Integritetsskyddsmyndigheten via kontaktuppgifterna nedan:
Telefonnummer: 08-657 61 00
E-postadress: imy@imy.se