Detta dokument beskriver vilken personlig information The Finance Family AB (”The Finance Family AB”, ”vi”, ”vår”, ”oss”), 559341–7321 samlar in från dig och hur vi behandlar den. Dokumentet syftar till att du som Kandidat/konsult, Anställd, Kund eller potentiell kund, Leverantör eller Övrig intressent ska få information om hur The Finance Family AB hanterar dina personuppgifter, och att du ska känna dig trygg med att behandlingen sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och övrig tillämplig personuppgiftslagstiftning. Detta dokument beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Generellt kan sägas att vi gör skillnad på om du är i kontakt med oss som privatperson eller som representant för ett företag. Personuppgifter för privatpersoner behandlar vi mer restriktivt, personuppgifter till yrkespersoner är vi inte lika restriktiva med då vi inte anser att dessa är lika integritetskänsliga som en privatpersons kontaktuppgifter. Vi har i denna policy försökt vara så uttömmande som möjligt och ge exempel på typer av personuppgifter, intressenter vad uppgifterna används till osv men vill förtydliga att det skulle kunna finnas ytterligare scenarios som inte uttryckligen nämnts.

1. Vem är personuppgiftsansvarig?

The Finance Family AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som vi samlar in och behandlar avseende dig.

2. Typer av personuppgifter som behandlas

2.1 Kandidater/konsulter

När du söker anställning hos The Finance Family AB eller dess uppdragsgivare eller registrerar dig i vår kandidatdatabas samlar vi inledningsvis in de uppgifter du delar med dig av under ansökningsprocessen innehållande bland annat videointervjuer, videopresentationer, foto om du har med ett sådant i din ansökan, testresultat (från psykometriska tester), namn, telefonnummer, e-postadress, adress, tidigare erfarenheter och CV. Dessutom samlar vi in personnummer på slutkandidater i rekryteringsprocesser, för att kunna verifiera din identitet samt för att kunden ska kunna tilldela dig behörigheter på konsultuppdrag. Uppgifterna samlas in från dig när du gör ansökan eller när du gör en videointervju eller senare under processen och kan även innefatta intervjuanteckningar, referenser, feedback från kund, kreditupplysning och i vissa fall bakgrundkontroll. En bakgrundskontroll innehåller information om t ex inkomst, ärenden hos myndigheter och domstolar, civilstånd, körkort och eventuella domar. Innan vi gör en bakgrundskontroll kommer du få ge ditt skriftliga samtycke. Observera att information från eventuell kreditupplysning och bakgrundskontroll inte sparas hos oss.

2.2 Anställda

För att kunna fullgöra våra plikter som arbetsgivare och uppfylla de lagkrav som finns gällande anställd personal samlar vi in bl a följande uppgifter: Namn, adress, telefonnummer, personnummer, mailadress, bankkontonummer, lön, pension och förmåner, anställningshistorik, tidrapportering, sjukhistorik, feedback från kund, fotografier, närmast anhörig (för nödsituationer) antal barn och födelseår (om du är berättigad till ersättning från Försäkringskassan). Uppgifterna samlas in genom att du själv uppgett dessa i rekryteringsprocessen, från när din anställning påbörjades eller från andra källor som t ex tredjepartleverantörer till oss, myndigheter, referenser eller kundkontakter.

2.3 Kunder och potentiella kunder

För att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation samt leva upp till lagstiftningen (t ex bokföringslagen, skattelagstiftningen) i Sverige samlar vi in vissa personuppgifter på kontaktpersoner hos våra kundföretag. För att kunna erbjuda våra tjänster till företag som vi inte har arbetat med tidigare samlar vi in kontaktuppgifter till för oss relevanta personer på företag vi vill kontakta i marknadsföringssyfte. De personuppgifter vi kan komma att samla in när det gäller dig som kund är namn, titel, telefonnummer, mailadress till arbetet, noteringar kring vårt eventuella samarbete samt IP-adress. Uppgifterna samlar vi in genom att du själv ger oss dessa, vi har fått de av din kollega, du har besökt vår hemsida eller ett event. Vi kan också ha sökt fram informationen på din arbetsgivares hemsida eller på andra sidor på Internet (t ex LinkedIn). Vidare kan vi också ha köpt information från externa leverantörer.

2.4 Leverantörer

Vi samlar in personuppgifter på t ex kundansvariga, supportfunktioner, servicepersonal, ekonomiavdelning eller annan relevant personal hos våra leverantörer, för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation. Vi samlar in namn, titel, arbetstelefonnummer och mailadress till arbetet. Uppgifterna har vi antingen fått av dig, din arbetsgivare eller din kollega eller så har vi fått uppgifterna via er hemsida.

2.5 Andra intressenter

Vi kan också samla in personuppgifter från andra kategorier än ovanstående. Det kan t ex, men inte begränsat, till röra sig om referenser eller närmast anhörig till anställda. Det vi kan komma att spara är namn, titel, telefonnummer och mailadress.

3. Vad använder The Finance Family AB dina personuppgifter till?

3.1 Kandidater/konsulter

Uppgifterna behandlas av The Finance Family AB för att bedöma din lämplighet för tjänsten/konsultuppdraget och för att i övrigt genomföra rekryteringsprocessen. Behandlingen utförs med stöd av en intresseavvägning som laglig grund. Uppgifterna används också för att vi proaktivt ska kunna matcha dig mot lämpliga roller samt skicka dig information om t ex nyhetsbrev och inbjudningar.

3.2 Anställda

När du blir anställd hos oss ingår du ett avtal med oss och vi samlar då in personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra plikter som arbetsgivare och uppfylla de lagkrav (t ex diskrimineringslagstiftning, skattelagstiftning, semesterlagen, arbetsmiljölagen,) som finns. Det kan t ex handla om att kunna betala ut din lön och ge dig rätt pensionsavsättning och rätt semesterlön.

3.3 Kunder och potentiella kunder

Vi använder personuppgifterna för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation samt leva upp till lagstiftningen (t ex bokföringslagen, skattelagstiftningen) i Sverige. Personuppgifter till potentiella kunder använder vi för att kunna erbjuda våra tjänster till företag som vi inte har arbetat med tidigare som vi vill kontakta i marknadsföringssyfte.

3.4 Leverantörer

Vi samlar in personuppgifter på relevanta personer hos vissa av våra leverantörer för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation.

3.5 Andra intressenter

Det är svårt att göra en heltäckande beskrivning för detta avsnitt så vi väljer ut två exempel. Referenser: Vi använder personuppgifter på referenter för att kunna utföra en referenstagning av en kandidat i en rekryteringsprocess. Närmast anhörig till anställd: Vi använder personuppgifterna för att kunna i kontakt med närmast anhörig till den anställde, vid en eventuell nödsituation.

4. Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

4.1 Kandidater/konsulter

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter. Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndighet om man är skyldig att göra det enligt lag. För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten. Eftersom vi arbetar med konsulttillsättningar och rekrytering delar vi dina uppgifter med våra kunder vid tillsättningar av konsultuppdrag eller jobb.

4.2 Anställda

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter. Vi kan också dela dina uppgifter med våra kunder, t ex för att kunden ska kunna ge dig vissa behörigheter (gäller anställda konsulter). Vi kan också dela dina uppgifter med övriga intressenter (t ex konsulter, kandidater och kunder) som din roll innebär kontaktytor med (gäller anställd personal på våra kontor). Utöver ovan kan vi komma att dela dina personuppgifter med övrig part, om så krävs enligt lag. För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

4.3 Kunder och potentiella kunder

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter. För det fall att hela eller delar av vår verksamhet avyttras kan vi komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten.

4.4 Leverantörer

Vi använder oss av ett antal tredjepartsleverantörer för att effektivt kunna utöva vår verksamhet. Dessa tredjepartleverantörer har endast rätt att behandla dina personuppgifter för vår räkning i samband med att de utför en tjänst för oss. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med utvalda tredje parter.

4.5 Andra intressenter

Personuppgifter för denna kategori delar vanligtvis inte med annan part.

5. Var behandlar vi dina uppgifter?

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES, men kan även komma att överföras till ett land utanför EU/EES om The Finance Family AB:s leverantörer använder sig av sådan plats i sin hantering. The Finance Family AB har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter genom att säkerställa att mottagaren är ansluten till Privacy Shield, eller genom att mottagaren av personuppgifterna har undertecknat ett avtal innehållande bestämmelser som säkerställer att dina uppgifter behandlas i enlighet med GDPR.

6. Hur länge sparar vi dina uppgifter?

6.1 Kandidater/konsulter

The Finance Family AB sparar personuppgifter om kandidater i tre år efter senaste aktivitet. Innan de tre åren passerat kommer vi att fråga dig om du fortsatt vill vara registrerad i kandidatportalen. Syftet med att spara uppgifterna under denna tid är för att vi ska ha möjlighet att svara på frågor om rekryteringsprocessen och motiveringen till att tjänsten tilldelades en viss kandidat, men även för att kunna erbjuda uppdrag/anställningsmöjligheter. Det kan också vara nödvändigt för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt tillämplig lag, eller för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Du kan dock själv radera din profil i kandidatportalen hos oss när som helst genom att logga in i kandidatportalen, alternativt kontakta oss. Om du vid något tillfälle arbetat som underkonsult hos oss och vill radera din profil i vårt bokningssystem, är du välkommen att kontakta oss. Observera dock att om du sökt ett jobb genom oss så behöver vi, även om du valt att radera din profil, spara dina ansökningshandlingar i 24 månader efter avslutad rekryteringsprocess med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen. Information från eventuell bakgrundskontroll och kreditupplysning sparas ej. Vi förbehåller oss rätten att efter eget godtycke radera personuppgifter.

6.2 Anställda

Under tiden anställningen varar behöver vi hantera dina personuppgifter. Vi kommer dessutom att behålla viss information i ytterligare som längst sju år efter avslutad anställning. Detta enligt svensk lagstiftning.

6.3 Kunder och potentiella kunder

För att leva upp till bl a bokföringslagen kommer vi att spara personuppgifter till kunder (t ex namn och e-postadress på referens) i upp till sju år. När det gäller potentiella kunder kommer vi att löpande uppdatera vårt CRM-system för att säkerställa aktuella kontaktuppgifter. Så länge kontaktpersonen är relevant kommer den att finnas med i CRM-systemet.

6.4 Leverantörer

Vi sparar personuppgifter till kontaktpersoner hos våra leverantörer så länge vi har en yrkesmässig relation. Vi kommer att radera uppgifterna om vi blir varse att kontaktpersonen har slutat eller bytt roll, till exempel.

6.5 Övriga intressenter

Här kommer några exempel på övriga intressenter och hur länge personuppgifterna sparas:

6.5.1 Referenser

Kontaktuppgifter till referenten sparas i två år med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen.

6.5.2 Närmast anhörig (till anställda)

Sparas under anställningstiden. Övriga intressenter som inte nämns uttryckligen ovan sparas så länge de kan anses vara av vikt för vår verksamhet.

7. Laglig grund

För att vi som företag ska kunna spara personuppgifter måste vi ha laglig grund till detta. Det finns sex rättsliga grunder enligt Dataskyddsförordningen, varav tre är aktuella i vår verksamhet: Avtal: Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den personuppgiftsansvariga. Intresseavvägning: Den personuppgiftsansvariga får behandla personuppgifter om den personuppgiftsansvarigas intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet. Rättslig förpliktelse: Det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvariga måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet.

7.1 Kandidater/konsulter

När det gäller kandidaters och konsulters personuppgifter lutar vi oss mot Intresseavvägning, dvs vi behöver lagra dessa uppgifter för att kunna bedriva vår verksamhet, t ex genom att kunna matcha kandidater/konsulter mot lämpliga tjänster.

7.2 Anställda

Här lutar vi oss mot Avtal och Rättslig förpliktelse. Under tiden anställningen varav finns ett avtal mellan den anställde och The Finance Family och under en tid av sju år därefter är vi enligt svensk lag fortsatt förpliktigade att hantera en del av dina personuppgifter. Under den tiden lutar vi oss mot rättslig förpliktelse.

7.3 Kunder och potentiella kunder

Våra beställande kunder har ett avtal med oss, därför använder vi den lagliga grunden Avtal för dessa. Även efter att avtalet löpt ut är vi enligt svensk lagstiftning fortsatt förpliktigade att hantera viss information i ytterligare sju år. Under den tiden lutar vi oss mot rättslig förpliktelse. För att kunna bedriva vår affärsverksamhet behöver vi också kunna bearbeta våra potentiella kunder. Här finns inget avtal utan vi använder intresseavvägning som laglig grund.

7.4 Leverantörer

Vi har ett avtal med våra leverantörer och använder därmed Avtal som laglig grund för hantering av dessa personuppgifter.

7.5 Andra intressenter

Laglig grund för behandlig av personupgifter för denna grupp varierar beroende på hur vår kontakt uppkommit. Oftast använder vi intresseavvägning som laglig grund, dvs vi behöver spara dessa personuppfiter för att kunna bedriva vår verksamhet.

8. Dina rättigheter

Du har vissa lagstadgade rättigheter som du kan göra gällande mot The Finance Family AB. Nedan följer en sammanfattning av dessa rättigheter. För fullständig information om dina rättigheter, vänligen se Dataskyddsförordningen, avsnitt 3–5. Rätt till tillgång/registerutdrag. Du har rätt att få svar på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig. Om så är fallet har du rätt till information om bland annat vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen med behandlingen, vilka externa mottagare som tar del av dina personuppgifter och hur länge vi sparar dina personuppgifter. Rättelse av felaktiga uppgifter. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktig eller icke komplett information om dig själv. Radering av vissa uppgifter. Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa förutsättningar, till exempel om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål som vi samlade in personuppgifterna för. Rätt att göra invändningar mot vår behandling av personuppgifter. Du har rätt att under vissa förutsättningar invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Rätt till begränsning av behandling av dina personuppgifter. Du har rätt att begära en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter i vissa fall. Om du exempelvis har bestridit att dina personuppgifter är korrekta, kan du begära begränsning av behandlingen under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta. Klagomål. Om du har klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter, har du rätt att inge sådant klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifter nedan.

9. Om vår webbplats

Vår webbplatsadress är: https://financefamily.se

9.1 Kommentarer

När besökare lämnar kommentarer på webbplatsen samlar vi in de uppgifter som visas i kommentarsformuläret samt besökarens IP-adress och webbläsarens användaragent-sträng som hjälp för detektering av skräppost. En anonymiserad sträng som skapats utifrån din e-postadress (även kallat hash-värde) kan komma att sändas till tjänsten Gravatar för att avgöra om du finns registrerad där. Integritetspolicyn för tjänsten Gravatar finns på https://automattic.com/privacy. När din kommentar har godkänts visas din profilbild offentligt tillsammans med din kommentar.

9.2 Media

Om du laddar upp bilder till webbplatsen bör du undvika att ladda upp bilder där EXIF-data inkluderar data från GPS-lokalisering. Besökare till webbplatsen kan ladda ned och ta fram alla positioneringsuppgifter från bilder på webbplatsen.

9.3 Cookie-filer

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år. Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig cookie för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna cookie innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare. När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort. Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

9.4 Inbäddat innehåll från andra webbplatser

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen. Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

9.5 Vilka vi delar dina data med

Om du begär återställning av lösenordet kommer din IP-adress att ingå i e-postmeddelandet om återställning.

9.6 Hur länge behåller vi dina uppgifter

Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning. För användare som registrerar sig på er webbplats (om sådana finns) sparar vi även de personuppgifter de anger i sin användarprofil. Alla användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information.

9.7 Vilka rättigheter har du över dina data

Om du har ett konto eller har skrivit några kommentarer på denna webbplats kan du begära en exportfil med de personuppgifter vi har om dig, inklusive alla uppgifter du har gett oss. Du kan också begära att vi tar bort alla personuppgifter vi har om dig. Detta omfattar inte eventuella uppgifter som vi är tvungna att spara av administrativa, legala eller säkerhetsändamål.

10. Ändringar

The Finance Family AB förbehåller sig rätten att göra ändringar i detta dokument. Vi kommer meddela dig om justeringen innehåller några väsentliga förändringar.

11. Kontakt

Ifall du har frågor om denna policy eller om dina hanterade personuppgifter, så kan du kontakta oss via: The Finance Family AB Org.nr: 559341–7321
E-postadress: integritet@financefamily.se
Telefon: +46 738 58 10 10
Adress: Olof Palmes gata 29, 111 22 Stockholm

Integritetsskyddsmyndigheten via kontaktuppgifterna nedan:
Telefonnummer: 08-657 61 00
E-postadress: imy@imy.se